Il CMS (Content Management System) è una grande invenzione: basta con questi noiosi codici HTML, CSS e compagnia bella, finalmente possiamo concentrarci sul contenuto!
Diciamo che un CMS dà una grossa mano e permette all'utente finale di avere una soluzione che consente di aggiornare il sito e gestirlo senza dover avere un ampio background tecnico.
Se poi parliamo di CMS Open Source, il codice viene rilasciato gratuitamente, ma da ciò non deriva che realizzare e gestire un sito sia un'operazione senza costi, anzi!
Con questo post cerco di elencare i costi più o meno nascosti che derivano dall'utilizzo di un CMS.
Scelta
E' il primo costo: il tempo necessario (o il costo di un consulente da voi incaricato) per la scelta del CMS che soddisfa le vostre necessità presenti e future.
Formazione
Per quanto possano essere resi semplici, i CMS sono prodotti complessi e delicati.
In aggiunta, diverse funzioni di alcuni CMS sono decisamente poco user-friendly, perchè pensate da programmatori e progettisti anzichè da esperti di user experience ed user interaction.
Questo significa che per poterli utilizzare, l'azienda cliente deve fornire ai propri dipendenti incaricati di utilizzarlo una formazione efficace ed adatta alle proprie esigenze.
Un breve corso introduttivo e how-to potrà inizialmente aiutare le persone che devono interagire con il CMS, ma alla prima difficoltà imprevista si renderà necessario l'intervento di una persona esperta che possa sbloccare la situazione.
In questo caso o uno o più dipendenti si prendono carico di formarsi relativamente a questo argomento da soli leggendo dei libri oppure seguendo corsi appositi, oppure si cerca una persona esterna su cui si possa fare affidamento nei momenti di difficoltà, qualcuno cui i dipendenti possano appoggiarsi per i loro problemi.
Questo costo non è solo iniziale: quando la persona che è dedita all'uso del CMS all'interno dell'azienda lascia il posto di lavoro o per qualche motivo viene a mancare, l'intero processo di formazione dovrà essere ricominciato da capo su un altro dipendente.
Organizzazione
Usare correttamente un CMS in un'organizzazione significa organizzare il proprio workflow secondo processi che possano rendere più efficente possibile la gestione del sito, evitando possibili colli di bottiglia e blocchi.
A seconda del CMS utilizzato saranno messi a disposizione diversi ruoli utente, diversi tipi di metodi di controllo ed organizzazione del flusso delle informazioni.
Da solo però il CMS non può sopperire alla mancanza di organizzazione che deve essere posta intorno al sito:
- amministratori
- editori
- autori dei testi
- controllo qualità
Il CMS non sopperisce l'organizzazione.
Aggiungere nuove funzionalità
La scelta del CMS utilizzato influenza l'aggiunta di nuove funzionalità nel futuro.
Nulla si crea, nulla si distrugge ma tutto si trasforma ...
Tutto si trasforma, specialmente le necessità di un'organizzazione con il passare del tempo. Forse vorrete implementare un blog, una sezione speciale dove mostrare mappe con rilevazioni GPS, forum in cui i clienti possono rapportarsi a voi, assistenza tecnica basata su ticket e chi più ne ha più ne metta.
Siamo sicuri che il CMS che abbiamo in mente ci permetterà di realizzare semplicemente e ad un costo accessibile queste funzionalità?
Un CMS Closed Source poco dotato di funzionalità da questo punto di vista potrebbe essere penalizzato in quanto avendo a disposizione il codice sorgente ed una persona preparata, un CMS Open Source può essere modificato in modo da realizzare qualunque cosa si desideri (al limite del possibile, ovviamente).
Complessità inutile
Un CMS per design fornisce un lungo elenco di funzionalità. Alcuni sono ben progettati e permettono di attivare o disattivare funzioni aggiuntive a seconda dello scopo prefissato.
Altri invece non consentono questa opportunità e gli utenti finali si trovano con un Boeing 747 quando tutto quello di cui avrebbero bisogno è un aquilone: complessità inutile.
Più il software è complesso, più l'utente deve investire tempo nell'imparare ad utilizzarlo.
Tempo investito nel CMS
Non è da sottovalutare il costo relativo al tempo investito nel CMS:
- realizzazione iniziale
- formazione
- personalizzazioni
- dati inseriti
Dopo alcuni anni il vostro CMS conterrà la storia della vostra azienda/progetto, e non sarà cosa semplice e veloce trasferire i dati da un CMS ad un altro. Da qui l'importanza del tempo investito nella sua scelta.
Sicurezza ed aggiornamenti
Deve essere prevista una strategia per la gestione degli aggiornamenti del software su cui è basato il sito: dal punto di vista tenico, se ci basiamo su tecnologia proprietaria dobbiamo fidarci del costrutture, provando sul server di test - esatta copia del sito live - la patch di aggiornamento prima di applicarla.
Se il CMS è Open Source, se siamo esperti possiamo anche ispezionare la patch prima di applicarla, testare sul server di test ed applicare la patch se tutto è andato a buon fine.
Tutto questo ha un costo in quanto nel campo Open Source ogni 30-50 giorni mediamente viene rilasciato un aggiornamento di sicurezza, ovvero una patch che corregge problemi che possono compromettere l'integrità del sito, scoperti durante il periodo di tempo trascorso dal rilascio dell'ultima patch.
Ed installare questi aggiornamenti è solitamente un'operazione al di fuori di un dipendente aziendale con nessuna conoscenza tecnica, solo qualche infarinatura di come si gestisce il contenuto di un sito dal pannello di amministrazione.
Ne deriva che deve essere preso obbligatoriamente in considerazione il prezzo di un consulente che periodicamente interviene sul sito ed installa gli aggiornamenti.
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